Buradasınız:
 
 

Proje Yönetimi

PROJE YÖNETİMİ  - PERT : Project Evaluation and Review Technique

Birçok ürün ve hizmetin üretiminde, çeşitli faaliyetlerin tekrar tekrar gerçekleştirilmesi sonucu aynı ürün ya da hizmetten birden fazla sayıda üretilmesi durumu söz konusudur. Fakat bazı özel durumlarda söz konusu üründen birden fazla üretme gerekliliği söz konusu olsa da, gerçekleştirilecek işin doğası nedeniyle süre, iş hacmi, ürün boyutları, üretimin gerektirdiği aşamaların fazlalılığı gibi dikkat noktaları üretimin kontrolünde genel olarak kullanılan üretim planlama ve kontrol yöntemlerinin yetersiz kalmasına yol açabilmektedir.

Bu gibi durumlarda üretilecek ürün ya da sunulacak hizmetlerin birer proje olarak ele alınması ve buna uygun yöntemlerle planlanması ve yönetilmesi gerekliliği ortaya çıkacaktır. Uygulamada uçak , gemi , baraj , köprü ve benzeri gibi büyük çaplı üretimlerin gerçekleştirilmesinde ve işletmelerde yönetim bilgi sistemleri , kalite yönetim sistemleri , çevre yönetim sistemleri gibi çeşitli sistemlerin uygulamaya alınmasının planlanması ve gerçekleştirilmesi aşamasında proje planlama ve kontrol yöntemlerinden yararlanılmaktadır.

Proje ve Proje Yönetimi Kavramları

Proje kavramı ile ilgili olarak pek çok farklı tanım yapılabilir. Ancak en temel anlamda proje , belirli bir amaca yöneltilmiş birbiri ile ilişki faaliyetler olarak tanımlanabilir.Bir proje ve bunun içerisinde yer alan faaliyetler belirleyici özellikler taşırlar.

  • Belirli bir başlangıç ve bitiş zamanına sahiptir.
  • Amaçları açık bir biçimde belirlenmiştir.
  • Belirli bir ürün ya da sonuç ortaya koyar.
  • Kendine özgü ve tekrarı olmayan bir çaba gerektirir.
  • Gerçekleştirilmesi için kaynaklar tüketilir , maliyete katlanılır ve zaman harcanır.

Proje yönetimi ise bir projeyi belirlenmiş zaman , maliyet ve teknik özelliklerle ilgili kısıtlara bağlı kalarak , sistemli ve ekonomik bir biçimde tamamlayabilmek için zaman , materyal , insan gücü ve maliyetlerin yönetilmesi anlamına gelmektedir.

Projenin gerçekleştirilebilmesi için işletme genelinden uzmanların ve fiziksel kaynakların bir araya getirildiği , genellikle geçici bir organizasyon yapısı oluşturabilir.Bu tür bir organizasyonun oluşturulmasını gerektirilebilecek durumlar aşağıdaki şekildedir.

  1. Gerçekleştirilecek iş belirli bir amaç ve bitiş tarihi ile tanımlanabilmelidir.
  2. Gerçekleştirilecek iş tamamen kendine özgü özellikler taşımalı ya da mevcut örgüt yapısı için uygun olmayan bir yapıda olmalıdır.
  3. Gerçekleştirilecek iş yüksek derecede uzmanlık gerektiren , birbiri ile karmaşık ilişkiler gösteren faaliyetler içermelidir.
  4. Proje geçici , fakat işletme için kritik önem taşıyan bir yapıda olmalıdır.

Proje Yönetiminin Aşamaları

      Proje yönetiminin dokuz fonksiyonu vardır.

  • Projenin faaliyet konusunun yönetilmesi.
  • Proje maliyetlerinin yönetilmesi.
  • Proje zamanının yönetilmesi.
  • Projede yer alan insan kaynaklarının yönetilmesi.
  • Proje  çalışanları arasındaki iletişimin yönetilmesi.
  • Kalitenin yönetilmesi.
  • Proje ile ilgili satın alma faaliyetlerinin yönetilmesi.
  • Proje ile ilgili riskin yönetilmesi.
  • Proje fonksiyonları arasındaki işbirliğinin yönetilmesi.

     Bu dokuz fonksiyonun gerçekleştirilmesi üç ana aşamadan oluşur:

Planlama:  Bu aşama projenin amacının belirlenmesini , tanımlanmasını ve proje takımının oluşturulmasını içerir.

Programlama:  Bu aşamada insan , para ve tedarik kaynaklarının faaliyetlere atanması gerçekleştirilir ve her faaliyet arasındaki ilişkiler belirlenir.

Kontrol: Bu aşamada işletme kaynaklarını , maliyetlerini , kalite düzeyini ve bütçelerini izler. Gerekli olduğu durumlarda planlar revize edilir ya da değiştirilir.

Proje Planlanması

Proje planlanması aşaması , gerçekleştirilecek işin belirlenmesi ve tanımlanması , bununla ilgili olarak gerekecek her türlü beşeri , fiziksel ve mali kaynağın belirlenmesi ve projenin devamını ve tamamlanmasını sağlayacak olan organizasyon yapısının oluşturulması ile ilgili faaliyetleri içerir. Bu faaliyetlerin tamamı proje için önem taşımasına karşın , proje için bir organizasyon oluşturulması , proje takımının belirlenmesi ve proje yöneticisinin seçimi kritik öneme sahiptir. Proje organizasyonunda daha önce de belirtildiği üzere matriks yapı sıklıkla kullanılmaktadır. Proje takımı ise yapılacak işin niteliğine göre belirlenecek uzmanları içerecektir. Belirlenecek proje yöneticisi ise genellikle doğrudan üst yönetime karşı aşağıdaki konularda sorumluluk taşıyacaktır:

  1. Gerekli tüm faaliyetlerin uygun sırada ve zamanında bitirilmesi.
  2. Projenin öngörülen bütçeye uygun olarak tamamlanması.
  3. Belirlenen kalite hedeflerinin tutturulması.
  4. Projeye atanan kişilerin motive edilmesi , yönlendirilmesi ve işlerini yapabilmeleri için gerekli bilgilerin sağlanması.

Proje Programlanması

Programlama , projede yer alan faaliyetlerin birbiri ile ilişkilerinin ve zamanlarının belirlenmesini , sıraya konulmasını ve bu faaliyetlere gerekli kaynakların atanmasını içerir.Bu aşama temel olarak planlama aşamasından kesin sınırlarla ayrılamaz. Bu aşamada gerçekleştirilecek faaliyetler için çeşitli planlama yöntemlerinden yararlanılabilir. Bu yöntemler arasında en yaygın uygulama alanı bulanlar Gantt şemaları ile PERT ve CPM ağ yöntemleridir. Bu yöntemlerle ilgili açıklamalara çalışmanın ilerleyen bölümlerinde yer verilecektir.

PERT  Tekniği ile İlgili Tanımlar

     PERT yönteminin anlaşılabilmesi için öncelikle aşağıda tanımlanan kavramların bilinmesi gerekmektedir:

Proje ağı : Projedeki faaliyetlerin birbiri ile ilişkilerini gösteren grafik gösterimidir.Faaliyetlerin birbirinden önce ve sonra gelme sıraları göz önünde tutularak oluşturulur.

Faaliyet (Activity): Projenin tamamlanabilmesi için gerçekleştirilmesi gereken her iş bir faaliyet olarak adlandırılır. Faaliyetler proje ağının çiziminde oklarla (          ) ifade edilir.

Önceki Faaliyet (Precedessor): Bir faaliyetin başlayabilmesi için , bundan önce bitirilmesi gereken faaliyeti temsil eder. Yani önceki faaliyet bitirilmeden ardından gelecek olan faaliyet başlayamaz.

Olay (Event): Belirli bir işin ya da faaliyetin başlangıcını ya da bitişini ifade eden noktalardır. Proje ağının çiziminde numaralandırılmış bir daire  (              ) ile ifade edilir.

Kukla faaliyet (Dummy activity): Projede gerçekte varolmayan , gerçekleştirilme zamanı sıfır olan ve yalnızca proje ağını çizmede yararlanılan faaliyetlerdir. Kukla faaliyetlerin kullanılmasını gerektirecek durumlar çalışmanın ilerleyen bölümlerinde açıklanacaktır.

İyimser zaman (Optimistic time-a): Bir faaliyetin en iyi koşullar altında gerçekleştirilebileceği zamanı belirtir.

Kötümser zaman(Pesimistic time-b): Bir faaliyetin olabilecek en olumsuz koşullar altında bitirilebileceği zamanı belirtir.

Olası zaman (Most likely time-m): Bir faaliyetin , normal çalışma koşullarında olabilecek gecikmeler dahilinde gerçekleştirilebileceği zamanı belirtir.

Beklenen zaman (Expected time-te ya da TE): Bir faaliyetin iyimser , kötümser ve olası zaman tahminlerine bağlı olarak hesaplanan beklenen tamamlanma zamanını ifade edilir. Beklenen zamanın hesaplanması ile ilgili bilgi çalışmanın ilerleyen bölümlerinde verilecektir.

En erken başlama zamanı (TES): Bir faaliyetin , kendisinden önce gerçekleşen faaliyetlerin tamamlanması koşuluyla başlayabileceği en erken zamanı belirtir.

En erken bitiş zamanı (TEF): En erken başlama zamanına faaliyet süresinin ( ya da beklenen zamanın ) eklenmesiyle bulunan zaman değeridir.

En geç başlama zamanı (TLS): Bir faaliyetin , kendisinden sonra gelen faaliyetlerin tümünün gerçekleşmesini sağlayacak ve proje tamamlanma zamanını değiştirmeycek şekilde başlatılabileceği en geç zamanı ifade eder.

En geç bitiş zamanı (TLF): En geç başlama zamanına faaliyet süresinin ( ya da beklenen zamanın ) eklenmesiyle bulunan zaman değeridir.

Boşluk (Slack-S): Bir faaliyetin en erken ve en geç başlama ( ya da bitiş ) zamanları arasındaki farktır. Proje geciktirilmeden bir faaliyetin geciktirilebileceği süreyi ifade eder.      

                                                   S = TLS – TES = TLF  – TEF

Kritik yol (Critical path): Proje ağında tamamlanma süresi en uzun olan , bu nedenle de proje süresini belirleyen faaliyetler dizisidir.

PERT Tekniğinin Uygulanma Aşamaları

     PERT tekniği , CPM için de ortak olan altı aşamada uygulanır :

  1. Proje tanımlanır , faaliyetlerin hiyerarşik yapısı ve sırası belirlenir.
  2. Faaliyetler arasındaki ilişkiler oluşturulur. Hang faaliyetlerin önce hangilerinin sonra gerçekleştirilebileceği belirlenir.
  3. Tüm faaliyetleri birbirine bağlayarak proje ağı oluşturulur.
  4. Her faaliyete zaman ve / veya maliyet tahminleri atanır.
  5. Ağdaki en uzun yol belirlenir. Bu yol kritik yol olarak adlandırılır.
  6. Proje ağı planlama , programlama , izleme ve kontrol faaliyetlerine yardımcı olarak kullanılır.

        Proje Ağının Çizilmesi

Proje ağının çizilmesi faaliyetlerin birbirini izleme sırasına göre ardı ardına eklenmesinde oluşur. Bunu açıklayabilmek için, örnek bir proje aşağıdaki  tabloda faaliyetler arası ilişkiler olarak , aşağıdaki şekilde de proje ağı olarak verilmiştir.                                                    

                                                       Örnek Proje İçin Faaliyetler Arası İlişkiler   
                                                                                        

                                                

 

 Kukla Faaliyet Gerektiren Durumlar

Proje ağının çizilmesi sırasında çizim ve anlama kolaylığı sağlamak amacıyla bazı durumlarda kukla faaliyet kullanılması gerekli olmaktadır. Bu durumlar aşağıda açıklanmıştır :

Proje ağının çiziminde, kural olarak iki faaliyetin başlangıç ve bitiş olayları aynı olamaz. Bu durumda daha önce tanımı verilen bir kukla faaliyetin kullanılması gerekmektedir. Bu durum, aşağıdaki  “a” şeklinde gösterilmiştir.

İki faaliyet , ortak bir önceki faaliyete sahip olabilir. Fakat aynı zamanda ortak olmayan önceki faaliyetleri de söz konusu olabilir. Bu durum Şekil “b”  de gösterilmiştir.

İki faaliyetin ortak bir sonraki faaliyeti olabilir. Fakat aynı zamanda ortak olmayan sonraki aktiviteleri de söz konusu olabilir. Bu durum Şekil “c “ de gösterilmektedir

 

 Faaliyetlerin Beklenen Zamanlarının Hesaplanması

CPM ile ilgili başlıkta belirtildiği üzere PERT tekniği projede yer alan faaliyetlerle ilgili zamanların rastgele değişkenler olduğunu varsayar ve iyimser (a) , olası (m) ve kötümser (p) zaman tahminleri yoluyla beklenen faaliyet zamanını (te) hesaplamaya çalışır. Bu hesaplamada Şekil 4  ’ te görülen Beta Dağılımı kullanılır.

 Beta Dağılımı kullanılarak beklenen zamanın hesaplanması ile ilgili bir formülasyon geliştirilmiştir.



   Bu formüle bağlı olarak hesaplanan beklenen faaliyet zamanları kullanılarak proje ile ilgili hesaplamalar yapılır.

   Projenin beklenen zamanının (TE) bulunması , boşluk analizi yapılarak projenin kritik yolunun bulunması ile gerçekleştirilir.

 

PERT Tekniğinin Uygulanması

Çalışmanın bu bölümünde , açıklanmakta olan PERT tekniğinin proje ile ilgili bazı hesaplamaların yapılmasında ne şekilde kullanıldığı gösterilecektir. Bu amaçla on bir faaliyet içeren bir örnek proje Tablo 3 ’ te verilmiştir. Bu tablo projede yer alan faaliyetleri , bunlar arasındaki sıra ilişkilerini ve faaliyetlerle ilgili zaman tahminlerini içermektedir.

Bu faaliyetler ele alınarak Şekil 7 ’ deki proje ağı çizilmiştir. Bu proje ağının çizilmesinde dikkat edilmesi gereken nokta D , E , G ve H faaliyetlerinin çizilmesidir.

Tablo 3 Projede Yer Alan Faaliyetler ve Bunlarla İlgili Zaman Tahminleri





D faaliyetinde önceki faaliyetler A ve B ’ dir. Buna göre A ve B faaliyetleri aynı olay düğümünden başlayıp aynı olay düğümünde bitmelidir. Fakat proje ağının çizimiyle ilgili olarak verilen kurallara göre iki faaliyet aynı başlangıç ve aynı bitiş düğümüne sahip olamaz. Bu durumda A ve B faaliyetlerini çizerken bir kukla faaliyet kullanılması gerekmektedir. Kukla faaliyetin yönü ise E faaliyetinin çizimiyle belirlenecektir. Bu faaliyetten önceki faaliyet B faaliyetidir. Buna göre kukla faaliyetin A ’ dan B ’ ye doğru çizilmesi durumunda , sonraki durumda E faaliyetlerinden önceki faaliyetlerden biri de A olarak görülecektir. Fakat A faaliyeti E ’ den önce yer almaktadır. Bu nedenle kukla faaliyetinin yönü B ’ den A ’ ya doğrudur.

G ve H faaliyetlerinin çiziminde de benzer bir durum söz konusudur. Burada proje ağının çiziminde verilen kurallara aykırı bir durum söz konusu olmamasına rağmen , yukarıda açıklanan duruma benzer şekilde önceki ve sonraki faaliyetlerin doğru yerleştirilebilmesi için F ’ den E  ’ ye doğru bir kukla faaliyet çizilmesi gerekmektedir.

Daha sonraki aşamada proje süresinin ( TE ) bulunması gerekmektedir. Bu sürenin hesaplanabilmesi için öncelikle her faaliyetin beklenen zamanının bulunması gerekmektedir. Beklenen zaman aşağıdaki şekilde hesaplanmaktadır:

 

  





Her faaliyet için bu formüle dayanarak hesaplanan beklenen zaman değerleri aşağıdaki Tablo da verilmiştir.

 Faaliyetlerle ilgili Beklenen Zaman Değerleri




Bu beklenen faaliyet sürelerinin proje ağına yerleştirilmesi ve proje süresinin bulunması Şekil 8 ’ de verilmiştir. Proje üzerinde önceki faaliyetten sonrakine ilerlerken zaman değerlerinin aktarılmasında önceki faaliyetin bitiş zamanı , sonraki faaliyetin başlangıç zamanı olarak alınarak hesaplama yapılır. Bir faaliyetin kendinden önceki iki faaliyete bağlı olması durumunda ise , önceki iki faaliyetten en geç bitiş zamanına sahip olanın bitiş zamanı bir sonraki faaliyetin başlangıç zamanı olarak alınır.

  Yukarıdaki ağlarda  verilen faaliyetler üzerinde hesaplamalarda kullanılan zaman değerleri aşağıdaki sistemde ifade edilmektedir

 







Burada ;

     te faaliyetin beklenen zamanını ( süresini) ,

     TES faaliyetin en erken başlama zamanını ,

     TEF faaliyetin en erken bitiş zamanını ,

     TLS faaliyetin en geç başlama zamanını,

     TLF  faaliyetin en geç bitiş zamanını göstermektedir.

 Şekil ’ den görüleceği üzere projenin hesaplanan beklenen bitiş zamanını 27,83 haftadır. Daha sonraki aşamada projenin bu süreden bitirilmesine neden olan en uzun yol , yani kritik yol bulunmalıdır. Kritik yolun bulunması için öncelikle proje ağı üzerinde boşluk analizi gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bir faaliyet ile ilgili boşluk değeri o faaliyetin en erken ve en geç başlangıç ( ya da bitiş ) zamanları arasındaki farktır. Projedeki çeşitli yollar arasında boşluk değeri sıfır olan yol ( ya da yollar ) kritik yol olarak adlandırılmaktadır. Şekil 9 ’da projenin boşluk analizi ve kritik yolları gösterilmiştir. Tablo 5 ’ te ise her faaliyet için en erken ve en geç başlama ve bitiş zamanları ile boşluk süreleri toplu olarak verilmiştir.

     Yukarıdaki tabloya göre sıfır boşluğa sahip iki yol görülmektedir :

     A - D - I - J (Kritik yol 1) ve B - D - I - J (Kritik yol 2 )


    Her iki yol da kritik yoldur ve projenin tamamlanma zamanını doğrudan etkiler. Bu durum aşağıdaki Şekilde  kalın oklarla gösterilmiştir.

 


Yukarıdaki şekil de de gösterildiği üzere kritik yol bulunmuştur. Bu faaliyetlerde oluşacak gecikmeler projenin tamamının gecikmesine neden olacaktır.

PERT Yönteminin Avantaj ve Dezavantajları

     PERT yöntemini kullanmanın avantajları aşağıdaki gibi sıralanabilir :

  • Başta programlama ve kontrol olmak üzere proje yönetiminin birçok aşaması için tutarlı bir iskelet yapı sağlar.
  • Kavramsal yapısı açıktır ve karmaşık matematiksel bilgi gerektirmez.
  • Proje ağının grafik gösterimi sayesinde faaliyetler arasındaki ilişkilerin kavranmasını kolaylaştırır.
  • Kritik yol ve boşluk analizleri yakından izlenmesi gereken aktivitelerin belirlenmesini kolaylaştırır.
  • Projelerin beklenen tamamlanma zamanlarının ve belirli bir zamanda tamamlanabilme olasılıklarının hesaplanabilmesini sağlar.
  • Projenin gecikmeden sürebilmesi ve bitirebilmesi için faaliyetlerin başlaması ve bitmesi gereken zamanları belirler.
  • Oluşturulan proje ağları faydalı bir proje dokümantasyon yapısı oluşturur ve çeşitli faaliyetlerin sorumlularının grafik yapıda görsel olarak ortaya koyulmasını sağlar.
  • Proje katılımcıları ile ilgili otoriteler arasında uygun bir iletişim ortamı sağlar.
  • Çok çeşitli projelerde ve endüstrilerde uygulanabilir.
  • Yalnızca programların değil , maliyetlerin izlenmesinde de faydalıdır.

     Yöntemle ilgili çekinceler ise aşağıdaki konular üzerinde toplanmaktadır :

  • Proje faaliyetleri açıkça tanımlanmış , bağımsız ve kararlı ilişkiler içinde olmalıdır.
  • Faaliyetler arasındaki öncelik ve sonralık ilişkileri belirlenmiş ve bir arada ağa yerleştirilmiş olmalıdır.
  • Zaman tahminlerinin öznel olma eğilimi vardır ve bu nedenle fazla iyimser ya da fazla kötümser olabilen yöneticiler tarafından belirlenmelerinde güçlükler yaşanabilmektedir
  • Kritik yol üzerinde gereğinden fazla dikkatin toplanması olasılığı vardır. Kritik yola yakın yolların da yakından izlenmesi gereklidir.